1. Alcance y responsable

Esta Política de Privacidad explica cómo KROSFY LLC ("Krosfy", "nosotros") trata datos personales cuando visita www.krosfyllc.com, crea o utiliza una cuenta, usa un portal de clientes o workspace, se comunica con nosotros, compra servicios o utiliza nuestro software y servicios (los "Servicios"). KROSFY LLC, con domicilio en 4851 W HILLSBORO BLVD A3, COCONUT CREEK, FL 33073, actúa como responsable para la administración de cuentas, seguridad de la plataforma, relaciones comerciales, facturación de sus propios servicios y comunicaciones directas.

2. Datos del workspace y funciones según el RGPD

La organización que gestiona un workspace normalmente decide para qué y cómo se utilizan los datos personales de sus clientes, empleados y contactos. Respecto a esos datos, el cliente del workspace suele actuar como responsable y Krosfy como encargado, tratándolos únicamente para proporcionar, proteger, mantener y asistir los Servicios conforme a instrucciones documentadas. Cada workspace debe facilitar sus propios avisos, elegir una base jurídica válida, obtener las autorizaciones necesarias y gestionar las solicitudes de sus interesados. Cuando corresponda, el tratamiento también se regirá por las condiciones de tratamiento de datos acordadas entre las partes.

3. Datos recopilados y procedencia

Según el uso de los Servicios, podemos tratar: identidad y contacto; credenciales, funciones y permisos; información empresarial, fiscal y de facturación; suscripciones, facturas, estado de pagos y referencias de transacciones; fichas de clientes; tickets y mensajes de soporte; notas, tareas y actividades de calendario; comunicaciones y preferencias de notificación; archivos, imágenes, solicitudes documentales y evidencias de pago cargadas por usuarios; branding; dirección IP, navegador, dispositivo, ubicación aproximada, sesión y seguridad; registros de actividad, auditoría y errores; e información recibida de administradores, usuarios invitados, proveedores de pago o integraciones elegidas por el cliente. Los datos completos de tarjeta pueden ser recogidos directamente por el proveedor de pagos y no necesariamente almacenados por Krosfy.

4. Finalidades y bases jurídicas

Tratamos datos para crear y administrar cuentas y workspaces; ejecutar contratos y ofrecer las funciones solicitadas; autenticar y controlar accesos; gestionar soporte, documentos, comunicaciones, facturación y pagos; enviar avisos del servicio; prevenir fraude, malware y usos indebidos; mantener seguridad, auditoría, disponibilidad y copias de respaldo; mejorar y diagnosticar los Servicios; cumplir obligaciones fiscales, contables y legales; formular o defender reclamaciones; y, cuando esté permitido, informar sobre servicios relacionados. Según el contexto, la base jurídica será la ejecución contractual, medidas precontractuales solicitadas, obligación legal, nuestro interés legítimo en operar y proteger los Servicios o el consentimiento cuando sea exigible. El consentimiento puede retirarse sin afectar al tratamiento anterior legítimo.

5. Contenido del usuario y datos sensibles

Los usuarios y workspaces controlan el contenido que cargan y son responsables de contar con los derechos, autorización y base jurídica necesarios. Los documentos pueden contener datos de terceros o información sensible y solo deben cargarse cuando sea necesario y esté legalmente autorizado. Krosfy no utiliza el contenido del workspace para publicidad ajena al servicio ni adquiere su propiedad. Podremos procesar técnicamente, copiar, transmitir, respaldar, analizar, poner en cuarentena o eliminar contenido únicamente para prestar y proteger los Servicios, seguir instrucciones del cliente, aplicar los Términos o cumplir la ley.

6. Destinatarios y proveedores

Podemos comunicar datos a miembros autorizados del workspace correspondiente; proveedores de hosting, base de datos, almacenamiento, seguridad, correo y automatización; proveedores de pago y facturación como Stripe; proveedores de red y prevención de abuso como Cloudflare; asesores profesionales y autoridades cuando sea legalmente obligatorio; y un sucesor dentro de una operación societaria legítima. Los proveedores reciben únicamente la información razonablemente necesaria y están sujetos a obligaciones contractuales o legales. No vendemos los documentos ni las fichas de clientes de los workspaces.

7. Transferencias internacionales

Krosfy está establecida en Estados Unidos y los Servicios pueden utilizar proveedores de otros países. Cuando sea aplicable el RGPD u otra norma similar, las transferencias internacionales se realizarán mediante una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otra garantía legal válida. Puede solicitar información sobre la garantía aplicable utilizando los datos de contacto indicados abajo.

8. Conservación y eliminación

Conservamos los datos mientras sean necesarios para prestar los Servicios y mantener el workspace y, posteriormente, solo por motivos empresariales legítimos, seguridad, resolución de disputas u obligaciones legales. El plazo depende del tipo de registro, instrucciones del workspace, situación contractual y obligaciones fiscales o contables. Los elementos eliminados pueden permanecer temporalmente en la papelera, registros de seguridad o copias de respaldo hasta finalizar el ciclo correspondiente. Una retención legal puede ampliar el plazo. Cuando Krosfy actúe como encargado, la devolución o eliminación seguirá además las instrucciones documentadas del responsable y la ley aplicable.

9. Seguridad e incidentes

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables, como control de accesos, transmisión cifrada, separación entre tenants, auditoría y controles de seguridad de archivos cuando estén disponibles. Ningún sistema, transmisión o análisis antimalware es completamente seguro. Los usuarios deben proteger sus credenciales, configurar correctamente los permisos e informar inmediatamente de usos sospechosos. Si un incidente de datos personales exige notificación, Krosfy informará al responsable, usuarios o autoridades afectados conforme a la ley aplicable.

10. Cookies y tecnologías similares

Los Servicios utilizan cookies o almacenamiento equivalente esenciales para sesión, autenticación, seguridad, idioma y preferencias. Son necesarios para proporcionar las funciones solicitadas. Si se incorporan tecnologías no esenciales de analítica o marketing, se describirán y utilizarán con consentimiento cuando sea obligatorio. El navegador puede bloquear cookies, pero algunas funciones esenciales podrían dejar de funcionar correctamente.

11. Sus derechos

Según la ley aplicable, puede solicitar acceso, rectificación, eliminación, limitación o portabilidad y oponerse a determinados tratamientos. Puede retirar el consentimiento y reclamar ante la autoridad de control competente. Si sus datos son controlados por un workspace, contacte primero con esa organización; Krosfy la asistirá cuando corresponda. Podemos verificar la identidad y conservar información cuando exista una excepción u obligación legal. Las solicitudes pueden enviarse al contacto indicado abajo.

12. Menores

Los Servicios están destinados a empresas y usuarios adultos autorizados, no a menores. No deben cargarse datos de menores salvo que el workspace tenga una base jurídica válida, autoridad suficiente y garantías adecuadas. Si conocemos un tratamiento contrario a la ley, colaboraremos con el responsable para restringirlo o eliminarlo.

13. Cambios

Podemos actualizar esta Política cuando cambien los Servicios, proveedores o requisitos legales. Publicaremos aquí la versión y fecha vigentes. Los cambios materiales también podrán notificarse dentro de los Servicios o por correo electrónico cuando corresponda.

14. Contacto

Puede contactar con Krosfy para consultas o solicitudes de privacidad mediante los datos indicados abajo. Si legalmente resulta necesario designar formalmente un delegado o representante, sus datos se publicarán en esta Política.

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